Contrato de encargo de datos

• Tu negocio es el responsable de los datos (artículo 2, letra n): decides a quién anotas, qué le anotas y para qué.
• SurGira SpA, RUT 78.395.266-1, es la encargada: guarda y procesa esos datos por tu cuenta, siguiendo tus instrucciones (artículo 15 bis).
• Titular es la persona a la que pertenecen los datos.
• Subencargado es una empresa que SurGira contrata para prestar el servicio y que puede tener acceso a los datos (cláusula 5).
• Incidente es cualquier hecho que comprometa la confidencialidad, la integridad o la disponibilidad de los datos.

SurGira trata los datos de tu negocio solo para prestarte Trastienda:

1. Registrar tus ventas, pagos, fiados, inventario, compras, gastos y el cuadre de caja.
2. Llevar tu lista de clientes y de proveedores.
3. Recibir los pedidos que te hacen por el link de tu catálogo y avisarte que llegaron.
4. Mandar los pedidos que tú le haces a tus proveedores.
5. Dar acceso a tu gente, cada una con su rol, y dejar registro de quién hizo qué.
6. Guardar una copia en el teléfono para que la app funcione sin conexión.

No los usamos para nada más. No los cedemos, no los vendemos y no los usamos para entrenar modelos. Lo único que haremos con ellos por nuestra cuenta está en la cláusula 3, y ahí responderemos nosotros.

El contrato dura lo que dure tu uso de Trastienda. El deber de secreto y lo que dice la cláusula 11 sobre la entrega y el borrado siguen valiendo después.

Hoy no elaboramos estadísticas. Más adelante pensamos elaborar estadísticas de mercado con la información de los negocios que usan Trastienda: volumen por producto, por categoría y por zona. Es parte de nuestro modelo de negocio, y lo decimos desde ahora para que sepas en qué condiciones se harán. La Política de privacidad lo explica en su punto 6.

Ese tratamiento no será por encargo tuyo: lo decidiremos nosotros, y responderemos por él como responsables. Lo decimos así porque es como la ley lo ve. El artículo 15 bis dice que un encargado que trata los datos con un objeto distinto del encargo pasa a ser responsable. Preferimos asumirlo de entrada a esconderlo detrás de una autorización.

Cuando las hagamos, será con estas reglas:

• Se elaborarán con datos anonimizados: sin el nombre ni el teléfono de nadie, y sin forma de volver a la persona. Un dato anonimizado deja de ser un dato personal (artículo 2, letra k).
• No se publicará ninguna cifra que se apoye en menos de cinco negocios, para que no pueda atribuirse a uno solo.
• No informaremos qué compró o vendió tu negocio en particular, ni tus precios, ni tus márgenes, ni tus clientes.

Lo que ve un proveedor. Hoy tu proveedor ve solo los pedidos que tú le haces por la app, con el nombre de tu negocio, y nada más. Si más adelante ofrecemos a los proveedores saber qué negocios les compran fuera de esos pedidos, será solo con tu autorización, que podrás dar o retirar en «Tu negocio».

Lo que te deben tus clientes es un dato delicado. La situación socioeconómica de una persona es un dato sensible (artículo 2, letra g). Cuando lo que guardas es una deuda comercial, ese tratamiento tiene su propia regla en el Título III de la ley, pero eso no te libera de informarle a la persona que lo anotas. Eso te toca a ti como responsable (cláusula 4 bis).

Lo que no se guarda: datos bancarios ni tarjetas, cédulas de tus clientes, datos de salud ni convicciones.

Los registros técnicos sirven para saber si algo falló. No llevan nombres, teléfonos, correos ni claves. Algunos pueden llevar el monto de un pedido, sin datos de ninguna persona.

1. Tener una razón válida para cada dato que anotas (artículos 12 y 13 de la ley). Para la mayoría, la razón es la venta o el pedido mismo.
2. Contarles a tus clientes que guardas sus datos y para qué. Para quienes te piden por el link, ese aviso lo muestra Trastienda por ti, en el catálogo, antes de enviar el pedido.
3. Anotar solo lo que te corresponde, y no usar Trastienda para algo ilegal.
4. Atender lo que te pidan tus titulares (cláusula 8): ver sus datos, corregirlos o borrarlos.
5. Cuidar los accesos: que cada persona entre con su cuenta, y quitarle el acceso a quien deje de trabajar contigo.
6. Avisarnos si crees que alguien entró sin permiso.

Que tú no cumplas algo de esto no nos pasa a nosotros la responsabilidad que la ley pone sobre el responsable.

El artículo 15 bis dice que el encargado no puede delegar el encargo sin una autorización específica y por escrito del responsable. Esta cláusula es esa autorización. Es específica porque se da solo para las empresas del Anexo II, cada una con su nombre, su función y el país donde trata los datos.

• Les exigimos obligaciones equivalentes a las de este contrato.
• Respondemos ante ti por lo que hagan. Seguimos siendo responsables junto con ellas: delegar no nos libera (artículo 15 bis).
• La autorización no alcanza a nadie que no esté en el Anexo II. Sumar a alguien exige cambiar el Anexo.

Si sumamos o cambiamos una de estas empresas, te avisamos en la app o por correo 30 días antes, salvo que una falla del proveedor anterior obligue a hacerlo de inmediato. Dentro de ese plazo puedes oponerte con una razón.

La base de datos está en servidores de Supabase en São Paulo, Brasil. La app se sirve desde la red global de Vercel, y los correos salen por Resend, en Estados Unidos. Por eso los datos salen de Venezuela y de Chile. Viajan siempre cifrados, y las empresas que los tratan están en el Anexo II.

Además hay una copia en el teléfono de cada persona de tu negocio, para que la app funcione sin conexión:

• Al cerrar sesión se borra, salvo lo que todavía no se subió (ventas, pedidos, clientes y fotos hechos sin señal). Eso queda en el teléfono hasta que se sube, porque borrarlo haría perder ventas ya hechas.
• Si en el mismo aparato entra alguien de otro negocio, no ve nada del anterior: la copia se borra, y lo que faltaba subir queda guardado aparte, sin mostrarse, hasta que esa persona vuelva a entrar.

• Cifrado entre el teléfono y los servidores, y en la base.
• Cada negocio aislado en la base de datos, no solo en la pantalla: la base rechaza cualquier consulta a datos de un negocio distinto al de quien pregunta.
• Permisos por rol dentro de tu negocio: un vendedor no ve costos ni reportes.
• Claves cifradas que nadie de nuestro lado puede leer.
• Comprobantes en un almacenamiento privado, que se abren con enlaces que caducan al minuto.
• Registro de las acciones delicadas: crear usuarios, cambiar roles y resetear claves.
• Pedidos por el link protegidos contra el abuso: se limita cuántos pedidos puede hacer una conexión, y para contarlos guardamos una huella que no es la IP ni permite saberla, y que se borra pasada una hora.
• Nuestro personal accede solo cuando hace falta para resolver un problema o cuando tú lo pides, con deber de secreto. El desarrollo y la operación se apoyan en asistentes de programación con IA (Anexo II), que pueden ver datos al revisar un problema.

Tus titulares pueden pedir ver sus datos, corregirlos, borrarlos, oponerse a un uso, llevárselos (portabilidad) o bloquearlos (artículos 5 a 9 de la ley). En Venezuela, además, tienen el habeas data del artículo 28 de la Constitución.

1. Lo normal es que te lo pidan a ti. Tú decides, y la app te deja corregir a un cliente y borrar sus datos personales: su nombre, su teléfono y lo demás que anotaste de él desaparecen, y sus ventas y pedidos quedan registrados sin nombre, como «Datos borrados». Lo que hayas escrito a mano en las notas de un pedido no se borra solo: revísalo, o pídenos que lo borremos.
2. Si una persona nos escribe a nosotros a privacidad@surgira.com, te reenviamos su pedido y te ayudamos a responder. Es lo que pasa con quienes te piden por el link, porque el aviso de tu catálogo les da ese correo.
3. Si necesitas que saquemos o borremos algo que la app no te deja hacer, nos lo pides a privacidad@surgira.com y lo hacemos dentro de 15 días hábiles.

Si ocurre un incidente que afecte los datos de tu negocio, te avisamos por correo sin demora, apenas lo sepamos, con lo que pasó, qué datos y cuántas personas afecta, qué hicimos y qué te recomendamos hacer. Si averiguarlo toma tiempo, te mandamos un primer aviso y lo completamos después. Te ayudamos a avisar a tus titulares y a la autoridad cuando corresponda.

Una vez al año, o cuando haya un incidente grave, puedes pedirnos evidencia de que cumplimos este contrato: cómo cuidamos los datos y qué empresas los tratan, con sus acuerdos. Se pide a privacidad@surgira.com.

Antes de irte puedes pedir una copia de tu información en un formato que puedas abrir. Si la ley de tu país te obliga a guardar tus registros de ventas y compras, esa copia es la forma de hacerlo: después del borrado no podremos dártela. La conservamos 90 días por si vuelves, y después se borra. Puedes pedir que se borre antes, y te confirmamos por escrito qué se borró y cuándo.

Lo que no se borra con el resto, y por qué:

• Los pedidos entre tu negocio y otro que sigue en Trastienda. Son también del otro negocio: los conservamos para él, con los datos personales de tu gente borrados.
• El registro de qué condiciones y qué versión de este contrato aceptaste, y cuándo, y desde cuándo hasta cuándo fuiste cliente. Lo guardamos cinco años como prueba de lo que acordamos, por si hubiera un reclamo (artículo 7, letra vi, de la ley).
• Las facturas que te emitimos y los pagos que nos hiciste. Son parte de nuestra contabilidad, y la ley tributaria chilena nos obliga a conservarlas.

Si para entonces ya elaboramos las estadísticas de la cláusula 3, las cifras ya hechas no se borran, porque no tienen datos de nadie.

Aplican los límites de las Condiciones, salvo en los casos en que la ley no permite limitarla.

Este contrato se rige por la ley chilena, sin perjuicio de los derechos que te reconozca la ley venezolana, igual que las Condiciones. Cualquier diferencia se intenta resolver conversando primero.

• Supabase Inc.: base de datos, acceso a la app y almacenamiento de comprobantes. Brasil (São Paulo).
• Vercel Inc.: servir la aplicación. Red global.
• Resend Inc.: correos (invitaciones, recuperación de clave y avisos de pedidos nuevos). Estados Unidos.
• Anthropic PBC: asistentes de programación con IA que apoyan el desarrollo y la operación; pueden ver datos al revisar un problema. Estados Unidos.

Trastienda no usa inteligencia artificial para tratar los datos de tu negocio. El punto de Anthropic es una herramienta de quienes la construimos, no una función de la app.